وبفضل التّقنيّة يمكن الآن إدارة المدرسة تلقائيّا باستخدام نظام معلومات الطّالب المعروف باسم نظام إدارة المدرسة، وهناك العديد من التّطبيقات البرمجيّة الّتي تساعد المسؤولين على إدارة بيانات الطّلّاب وإدارة الاختبارات وتحصيل الرّسوم وإعداد التّقارير من بين العديد من الاستخدامات الأخرى.

وفي هذه المقالة، سنناقش سبعة أسباب توجب على المدارس استخدام نظام إدارة الطلاب:

أهم 7 أسباب توجب على المدارس استخدام نظام إدارة الطّلّاب

1- تسجيل الطّالب السّلس:

يمكن أن تكون أيّام تقديم التّقارير مرهقة للغاية للمسؤولين، فهم يحتاجون إلى جمع وتحليل مستندات الطّلّاب، والّتي قد تتضمّن معالجة آلاف الأعمال الورقيّة، إذا تمّ ذلك يدويّا، فهناك هامش كبير للخطأ قد يؤدّي إلى تأخير ومشاكل أخرى في المستقبل.

مع نظام إدارة المدرسة أو نظام معلومات الطّالب، لا يوجد مجال كبير للخطأ البشريّ، كما أنّ الاعتماد المنخفض على الورق يجعل العمل أسهل للمسؤولين، اقرأ هذه المقالة لمزيد من المعلومات حول كيفيّة زيادة قبول الطّلّاب: 5 طرق لزيادة القبول في المدارس

ونظرا إلى العديد من المعاملات اليوميّة الّتي تدخل في إدارة المدرسة، فإنّ التّعامل مع المحاسبة يدويّا يمكن أن يكون كابوسا، حيث يمكن أن تختلط الإيصالات والفواتير في غير محلّها أو تضيع، ممّا قد يتسبّب في حدوث تأخيرات وتعطّل في الأعمال، فيكون من الصّعب تتبّع جميع المستندات الماليّة المطلوبة في موسم الضّرائب.

أمّا باستخدام نظام إدارة المدرسة، فيمكن توحيد جميع حسابات المدرسة في نظام واحد عبر الإنترنت، فيتمكّن الطّلّاب من إجراء المدفوعات بسهولة من أجهزتهم، ممّا يوفّر عليهم صخب طوابير الانتظار الطّويلة في البنوك، وبمجرّد قيامهم بالدّفع فسيتمّ تحديثه على الفور في نظام الإدارة، وتتمّ معالجة الإيصال وتخزينه تلقائيّا، وهذا يجعل عمليّة المحاسبة سلسة، مع هامش ضئيل جدّا للخطأ.

بالإضافة إلى ذلك، تمكّن أنظمة إدارة المدرسة من إرسال رسائل تذكير بشأن الرّسوم غير المدفوعة إلى أولياء الأمور، ويتيح البرنامج أيضا للوالدين الوصول إلى الخصومات والوصول إلى سجلّ الرّسوم.

تتبّع حضور الطّلّاب:

تحتاج المؤسّسات التّعليميّة إلى متابعة حضور طلّابها لمنع حالات التّغيّب عن المدرسة، واستدعاءات المتغيّبين ورقيّا وهاتفيّا وهي الطّريقة الرّئيسيّة المستخدمة، ولكنّها تستغرق وقتا طويلا وهي عرضة لعدم الدّقة.

أمّا باستخدام نظام إدارة المدرسة ومعلومات الطّلّاب فيتمّ توفير القياسات الحيويّة لتسجيل حضور الطّلّاب بسرعة، ممّا يوفّر وقت استدعاء الأسماء، ويسمح للطّلّاب بتسجيل الدّخول والخروج من الفصل والمدرسة وفرز البيانات في مجموعات مثل نصف يوم، والطّلّاب المتأخّرين، وقوائم الحضور.

يقوم نظام إدارة الطّلّاب تلقائيّا بتنبيه مدرّس الطّالب الغائب عن طريق الرّسائل القصيرة، ممّا يتيح للجميع المتابعة مع أولياء الأمور.

اقرأ المزيد: 3 طرق لتحسين أداء الطّلّاب

إدارة الامتحانات بكفاءة:

ميّزة أخرى أساسيّة لنّظام إدارة الطّلّاب وهي مساعدته المعلّمين على إدارة الامتحانات بكفاءة، وتتضمّن بعض المهامّ الّتي تساعد المعلّمين على تحقيقها ما يلي:

• إرسال إجراءات الامتحان للطّلّاب.
• إدارة الامتحانات عبر الإنترنت.
• تخصيص وتوزيع أماكن الجلوس.
• إصدار وفرز العلامات.

يحتفظ النّظام بسجلّ رقميّ لنتائج الامتحان، ممّا يسهّل تحليل أداء الطّلّاب خلال فترة محدّدة، يمكن أيضا إرسال النّتائج مباشرة إلى الطّلّاب وأولياء الأمور، ممّا يوفّر الوقت على جميع المعنيّين، كما أنّه يجعل من الصّعب على الطّلّاب خداع والديهم بنتائج مزوّرة.

يستخدم النّظام قوّة GPS لتتبّع كلّ طريق واكتشاف الأعطال الميكانيكيّة للحافلات، ويمكن للمديرين تنبيه السّائقين على الطّرق الميدانيّة المغلقة والمروريّة وتقديم المساعدة في حالة حدوث عطل.

كما يقوم نظام إدارة المدرسة أيضا بجدولة صيانة المركبات ونتيجة لذلك فإنّه يزيد من السّلامة والثّقة في أسطول حافلات النّقل المدرسيّ.

اقرأ المزيد: 5 طرق لزيادة معدّلات التسجيل في المدرسة

إدارة الموظّفين المنسّقة:

يمكن لمسؤولي المدرسة استخدام ميّزات نظام إدارة المدرسة لإدارة الموظّفين وأنشطتهم، والحدّ من إجراءات الارتباك والرّوتين.

كما يسمح البرنامج للمسؤولين بتسجيل كلّ معلّم والفصول الّتي يقومون بتدريسها، ثمّ يأتي بجدول زمنيّ تلقائيّ بناء على معايير معيّنة.

كما يمكن للمدرّسين إجراء دروس عبر الإنترنت بكفاءة وتوفير الموادّ والمحتوى للطّلّاب، كما يسمح لهم بإعطاء المهامّ وجمعها.

ويتتبّع نظام إدارة المدرسة أو الطّلّاب أيضا مدى توفّر المعلّم وتنبيهات الإدارة إذا كانت هناك حاجة إلى بديل للمعلّم.

تحقّق من نظام إدارة المدارس شمس وكيف سيساعدك على جعل إدارتك أكثر كفاءة.

إنشاء تقرير شامل:

يحتاج مديرو المدارس والإدارة إلى تقارير وملخّصات شهريّة وسنويّة حول معدّلات التّغيّب، ودفع الرّسوم، وأشياء أخرى لإدارة المؤسّسة.

يسمح لهم نظام إدارة الطّلّاب بتسجيل تغيّب الطّلّاب وأدائهم، ويمكن لمسؤولي المحاسبة الوصول إلى قائمة الطّلّاب الّذين تأخّروا في دفع الرّسوم، ويمكن لمديري المخزن والمستودع تلقّي ملخّص لاستخدام الأصول.

ويوفّر البرنامج التّقارير في رسوم بيانيّة وجداول سهلة الفهم لمساعدة المستخدمين على اتّخاذ قرارات حكيمة، ونتيجة لذلك تعمل المدارس على تحسين أدائها العامّ فيتجنّب المديرون ساعات طويلة من تجميع التّقارير.

تعمل ميّزات نظام إدارة الطّلّاب على تبسيط أنشطة المدرسة وتجعل تشغيل الأشياء أسهل وأرخص، وفي رؤى التّقنية يتمتّع مهندسونا بالخبرة في تطوير وصيانة أنظمة الإدارة الّتي تنقل مؤسّستك إلى مستوى أعلى، اتّصل بنا اليوم لترى كيف يمكننا مساعدتك أيضا.

ألق نظرة على موقعنا