أدناه، نوضّح كيف يمكنك زيادة التسجيل في المدارس؟ وكيف يمكن أن يكون نظام إدارة الطّلّاب هو الأداة الّتي تحتاجونها.

 طرق تشرح كيفيّة زيادة التسجيل في المدارس؟

لعلّنا نتساءل لم بعض المدارس أكثر شعبيّة أو “مطلوبة” أكثر من غيرها؟ هل هذا بسبب حصولهم على درجات اختبار أفضل أو معدّلات تخرّج أعلى؟

ثمّة عوامل مختلفة وراء اختيار الآباء لمدرسة وترجيحها على أخرى، ولكنّ هناك بعض الأساليب الأساسيّة الّتي يمكنكم استخدامها لجعل مدرستكم أكثر جاذبيّة للطّلّاب الجدد وعائلاتهم.

1- تطوير ومشاركة الميزة التّنافسيّة الخاصّة بكم:

عرض القيمة الفريدة للأعمال التّجاريّة هو ما يجعلها مختلفة عن منافسيها، لذا فما تريد أن يعرفه الآباء عن مدرستك هو الّذي سيرجّحك على الخيارات الأخرى.

للتّوصّل إلى الميزة التّنافسيّة الخاصّة بك، ابدأ بالعصف الذّهنيّ لجميع نقاط البيع الفريدة لمدرستك، حيث  يمكن أن يكون هذا ضمن ذات الأشياء الّتي تعين على التّركيز في التّعلّم العمليّ.

وبمجرّد أن يكون لديك قائمة بنقاط البيع الفريدة، قم بتضييقها إلى واحدة أو اثنتين على الأكثر أهميّة لهويّة مدرستك وشاركها مع أولياء الأمور في مواد التّسويق الخاصّة بك.

يمكنك مشاركة برنامج الميزة التّنافسيّة الخاصّ بك مع أولياء الأمور على الصّفحة الرّئيسيّة لموقع الويب الخاصّ بك، أو في حملات البريد الإلكترونيّ، أو على صفحة الرّسوم الدّراسيّة على موقع الويب، إذا كنت تقدّم كتيبات ونماذج خلال مواسم القبول، فتأكّد من أنّ برنامج الميزة التّنافسيّة جريء وبارز.

عند استخدام المنتديات عبر الإنترنت، مثل صفحات الوسائط الاجتماعيّة أو مواقع الويب، قم بإرفاق النّصّ بشهادات من أولياء أمور الطّلّاب الحاليّين ومقاطع الفيديو التّوضيحيّة.

فعلى سبيل المثال: يمكنك تحميل مقطع فيديو على قناة مدرستك على يوتيوب يقدّم جولة في المرافق ويقدّم تعريفا لبعض الموظّفين، يمكنك أيضا تضمين قسم على موقع الويب الخاصّ بك حيث يمكن للوالدين قراءة أو مشاهدة شهادات من أولياء الأمور الآخرين حول تجربتهم في المدرسة.

اقرأ المزيد حول كيفيّة جعل تعليمك أكثر إثارة باستخدام التّلعيب: التلعيب في التعليم: النظرية والتطبيق

2. اجعل التّقديم إلى مدرستك أمرا سهلاً لزيادة معدّلات التّسجيل في المدارس:

قد يكون التّقديم في المدارس أمرا شاقّا للآباء، خاصّة إذا كانوا جدّدا في هذه العمليّة، يمكنك جعل الأمر سهلاً بالنّسبة لهم من خلال وجود سياسة تسجيل واضحة وموجزة على موقع الويب الخاصّ بك.

يجب أن تحدّد سياسة التّسجيل الخاصّة بك المستندات المطلوبة للقبول والمواعيد النّهائيّة ومعلومات الاتّصال الخاصّة بالشّخص المسؤول عن التّسجيل.

يمكنك تسهيل عمليّة التّقديم من خلال الاستثمار في نظام إدارة الطّلّاب الّذي يقوم بأتمتة العمليّة برمّتها.

باستخدام نظام معلومات الطّالب أو نظام إدارة المدرسة، يمكن للوالدين ملء نموذج عبر الإنترنت بجميع المعلومات المطلوبة وإرساله إلكترونيّا، سيقوم نظام إدارة مدرستك بعد ذلك بإنشاء تقرير يمكن إرسالها إلى لجنة التّسجيل في المدارس.

إنّه يوفّر على الآباء متاعب جمع جميع المستندات المطلوبة ويوفّر لك الوقت حيث لن تضطرّ إلى إدخال جميع البيانات يدويّا في نظام إدارة مدرستك.

يمكن أن يؤدّي وجود نظام إدارة مدرسيّ سهل الاستخدام إلى زيادة تسجيل الطّلّاب في مدرستك بشكل كبير، فهو يقوم بأتمتة جميع الأشياء المملّة والدّنيويّة للتّطبيقات، اقرأ المزيد حول لماذا يجب أن يكون لديك نظام إدارة المدرسة: أهمّ 7 أسباب يجب على المدارس استخدام نظام إدارة الطّلّاب

3. تأكّد من أنّ موقع الويب الخاصّ بك سهل الاستخدام ومحدّث:

غالبا ما يكون موقع الويب الخاصّ بك هو نقطة الاتّصال الأولى للآباء الّذين يفكّرون في مدرستك لأطفالهم، يجب أن يكون لموقع الويب الخاصّ بك انطباع أوّل جيّد.

لذا فيجب أن يكون موقع الويب الخاصّ بك سهل التّصفّح، مع معلومات واضحة وموجزة عن مدرستك، يجب أن يكون التّصميم حديثا وأن تكون الصّور بجودة عالية.

من المهمّ ّأيضا تحديث موقع الويب الخاصّ بك بانتظام بمعلومات جديدة، مثل: منشورات المدوّنة حول آخر الأخبار في المدرسة أو الأحداث القادمة.

فإذا ما كنت تريد أن تخطو خطوة إلى الأمام، فيمكنك إنشاء موقع ويب مخصّص للتّسجيل في المدرسة منفصل عن موقع مدرستك الرّئيسيّ، إنّها طريقة رائعة لتزويد أولياء الأمور بجميع المعلومات الّتي يحتاجونها حول التّقدّم إلى مدرستك في مكان واحد.

إليك بعض الأشياء الّتي تحتاج إلى تحديثها على موقع الويب الخاصّ بك بانتظام:

• الرّسوم المحدّثة: إذا أجريت أيّ تغييرات على الرّسوم الخاصّة بك، فتأكّد من تحديثها على موقع الويب الخاصّ بك في أقرب وقت ممكن.
• مواعيد قبول الطّلّاب الجدد : أبلغ أولياء الأمور بمواعيد التّسجيل التّالي للطّلّاب حتّى يتمكّنوا من التّخطيط مسبقا.
• تقويم الأحداث: يحتاج الآباء إلى معرفة وقت حدوث أحداث مهمّة، مثل: اجتماعات الآباء والمعلّمين والحفلات الموسيقيّة المدرسيّة.

تُعدّ النّشرة الإخباريّة للمدرسة طريقة رائعة لاطّلاع أولياء الأمور على ما يجري في المدرسة، يمكن إرسالها إلكترونيّا أو ماديّا، وهي طريقة رائعة لمشاركة المعلومات المهمّة مع الآباء دون إرسال رسائل البريد الإلكترونيّ.

أرسل هذه الرّسائل الإخباريّة إلى أولياء أمور الطّلّاب الحاليّين، عندما يرون أنّك ترقى إلى مستوى الميّزة التّنافسيّة الخاصّ بك، فمن المرجّح أن يقبلوا أطفالهم الآخرين في مدرستك أيضا، ممّا يزيد من معدّل التسجيل في المدارس.

4- استخدم الرّؤى المستندة إلى البيانات لتغذية العملاء المحتملين:

إنّ البيانات ضروريّة في اتّخاذ القرارات المتعلّقة بالتّسويق والتّسجيل، استخدم الرّؤى المستندة إلى البيانات لتحديد أفضل القنوات لتسويق مدرستك وفهم أيّ نوع من المحتوى يكون له صدى أفضل مع جمهورك المستهدف.

يمكنك جمع هذه المعلومات من خلال الاستطلاعات وتحليلات الوسائط الاجتماعيّة في غوغل وبرامج تتبّع العملاء المحتملين.

فعلى سبيل المثال: فإذا لاحظت أنّ معظم زيارات موقعك الإلكترونيّ تأتي من فيسبوك، فيمكنك تركيز جهودك على إنشاء المزيد من المحتوى لهذا النّظام الأساسيّ.

كما يمكنك أيضا استخدام البيانات لتقسيم جمهورك وإنشاء محتوى مستهدف لكلّ مجموعة.

فعلى سبيل المثال: إذا كانت لديك مجموعة من أولياء الأمور المهتمّين بالمدرسة، ولكنّك لم تقدّم طلبا بعد فيمكنك إرسال معلومات إليهم حول عمليّة التّسجيل والمواعيد النّهائيّة.

وإذا ما تقدّمت مجموعة من أولياء الأمور بالفعل، فأرسل إليهم معلومات حول الأحداث القادمة في المدرسة، كما يمكنك أيضا جمع البيانات عن طريق تدقيق عمليّة التّسجيل الخاصّة بكم، خذ عمليّة التّسجيل في العام السّابق كمثال واطّلع على ما يمكن تحسينه من خلال تحليل هذه البيانات، قد تجد أنّ هناك عاملا معيّنا يتسبّب في تراجع الوالدين أثناء عمليّة التسجيل في المدرسة.

من خلال فهم المكان الّذي ينزل فيه الآباء، يمكنك تغيير عمليّتك وإنشاء استراتيجيّة من شأنها أن تحافظ على مشاركتهم، إليك نسخة مبسّطة من كيفيّة القيام بذلك:

• راقب مستوى التسجيل الخاص بك عن طريق التحقّق من معدّلات التّحويل في كلّ خطوة.
• تحقّق من معدّل الاستبقاء في كلّ مرحلة من مراحل العمليّة.
• حدّد أيّ مناطق ينزل فيها الآباء.
• قم بإجراء تغييرات على العمليّة الخاصّة بك ومعرفة ما إذا كان هناك تحسّن.

ثمّ باستخدام الرّؤى المستندة إلى البيانات، يمكنك اتّخاذ قرارات مستنيرة بشأن استراتيجيّة التّسويق والقبول الّتي ستساعدك على زيادة معدّل القبول الخاصّ بك.

5. استخدام نظام إدارة المدرسة لزيادة القبول في المدارس: 

إذا كنت تعاني من عمليّة تسجيل فوضويّة، فإنّ نظام إدارة الطّلّاب هو الحلّ لمشاكلك.

نظام إدارة الطّلّاب هو برنامج يساعد المدارس على إدارة عمليّة القبول، من التّسويق إلى التّسجيل في المدرسة.

إنّها طريقة رائعة لتبسيط عمليّتك وجعلها أكثر كفاءة، يمكن أن يساعدك النّظام أيضا في تتبّع العملاء المحتملين ومراقبة تقدّمهم خلال عمليّة القبول، وفيما يلي بعض ميّزات نظام إدارة الطّلّاب الّتي تجعل القبول أكثر تنظيماً:

• بوابة وليّ الأمر: تسمح المدارس للأوصياء للأولياء بملء النّماذج وتقديم المستندات وتتبّع التّقدّم المحرز لدى طفلهم.
• تتبّع التّطبيق: يمكنك تتبّع جميع تطبيقاتك في مكان واحد ومعرفة المرحلة الّتي يوجد فيها كلّ تطبيق.
• سجلّات الاتّصال: من خلال الاحتفاظ بسجلات الاتّصال، يمكنك التّأكّد من توثيق جميع المراسلات مع أولياء الأمور، كما أنّه مفيد عند استخدام الشّهادات والمراجعات للدّليل الاجتماعيّ.
• إدارة التّسجيل: بعد قبول الطّالب، يمكن للنّظام مساعدتك في تتبّع تسجيلهم والتّأكّد من تقديم جميع المستندات المطلوبة.

اقرأ المزيد: أهم 7 أسباب يجب على المدارس استخدام نظام إدارة الطلاب

التّواصل السّلس:

سواء كنت تحاول ضمّ آباء جدد أو إبقاء الآباء الحاليّين في الحلقة، فإنّ البقاء على اتّصال مع العملاء المتوقّعين أمر مهمّ، كما يمكن دمج الرّسائل القصيرة مع نظام “اتّصال وتنبيه” لإعلام الطّلّاب والموظّفين وأولياء الأمور بالأحداث والتّواريخ الرّئيسيّة.

على سبيل المثال: يمكنك الاستفادة من الآباء الحاليّين لزيادة التسجيل في مدرستك، فكيف تفعل ذلك برسالة نصيّة قصيرة؟

أوّلاً، سيكون لنّظام إدارة الطّلّاب بوابة أولياء الأمور حيث لدى هؤلاء الآباء ملفّاتهم الشّخصيّة بالفعل، بالإضافة إلى ذلك فيمكنك استخدام ميزات التّواصل الاجتماعيّ والرّسائل النّصيّة القصيرة لإبلاغ أولياء الأمور بمواعيد التسجيل القادمة والأحداث المهمّة الأخرى.

فعلى سبيل المثال: قد يكون لديك منزل مفتوح لزيادة التّطبيقات، فيمكنك استخدام الرّسائل القصيرة لإرسال دعوات للآباء وأولياء الأمور ومتابعتهم بعد الحدث.

رؤى تستند إلى البيانات:

لقد ولّت الأيّام الّتي كان عليك فيها التّعامل مع مئات الملّفات والمستندات مع وجود رسالة نصيّة قصيرة يمكنك الاحتفاظ بجميع المستندات المتعلّقة بالتسجيل في مكان واحد.

من ناحية أخرى سيسهّل ذلك عليك تتبّع التّقدّم المحرز في كلّ طلب والبقاء على اطّلاع على عمليّة التسجيل في المدارس، ومن ناحية أخرى فيمكنك أيضا استخدام الرّسائل القصيرة لأتمتة بعض المهامّ المتعلّقة بالتسجيل في المدارس، فعلى سبيل المثال: يمكنك إعداد تذكيرات تلقائيّة للمواعيد النّهائيّة للتّقديم والتّواريخ المهمّة الأخرى.

يمكن أن يساعدك نظام إدارة المدرسة في اتّخاذ قرارات ثاقبة، ويوفّر بيانات لكلّ ما لديك في مدرستك، وتحليلات حول الحضور والتّقدّم والمزيد إنّ نظام شمس هو نظام متقدّم لإدارة المدارس يمكن أن يساعدك على زيادة إمكانات مدرستك إلى أقصى حدّ مع زيادة تسجيل الطّلّاب في مدرستك وتحسين أدائهم، اقرأ هذه المقالة إذا كنت تريد معرفة كيفيّة زيادة أداء الطّلّاب في صفّك: 3 طرق لتحسين أداء الطّلّاب

إدارة الملّف الشّخصيّ:

عندما يبدأ أحد الوالدين اهتماما بمدرستك ويملأ نموذج التسجيل في المدارس، يمكنك إنشاء ملفّ تعريف لهم في نظام إدارة الطّلّاب، كما يمكن للوالدين بعد ذلك تحديث ملفّ التّعريف هذا بمعلومات الاتّصال الخاصّة بهم والسّجلّات الأكاديميّة للطّفل والمستندات المهمّة الأخرى.

بينما يقوم الوالد أو الوصيّ بتحديث ملفّ التّعريف يمكنك تتبّع تقدّم كلّ تطبيق ومعرفة المستندات الّتي لا تزال معلّقة وبهذه الطّريقة، يمكنك المتابعة مع أولياء الأمور والتّأكّد من وصول جميع الأوراق اللّازمة إليك في الوقت المحدّد.

تقارير الإدارة:

إحدى ميّزات نظام إدارة الطّلّاب الرّئيسيّة هي لوحة القيادة البديهيّة مع ميّزات إعداد التّقارير، فعلى سبيل المثال: يمكنك استخدام المعلومات الواردة من رسائل SMS الخاصّة بك لإنشاء تقارير متعلّقة بعمليّات القبول، كما يمكنك تتبّع عدد الطّلبات المستلمة والطّلّاب المقبولين والطّلّاب المسجّلين، يمكن استخدام هذه البيانات لتحسين جهودك في التّسويق والتّواصل.

يمكنك أيضا استخدام التّقارير لتحديد أيّ معوّقات في عمليّة القبول، وإذا كنت لا تحصل على تطبيقات كافية، فيمكنك استخدام البيانات لمعرفة السّبب.

يمكن أيضا استخدام التّقارير لقياس أداء مدرستك مقارنة بالمدارس الأخرى في المنطقة، سيُظهر لك المجالات الّتي يوجد فيها مجال للتّحسين، عندما يتعلّق الأمر بالتّقارير يمكن لنظام إدارة المدرسة أن يزودك بتقارير فوريّة تقريبا عن أيّ شيء في مدرستك.

أتمتة:

يتعيّن على إدارة المدرسة القيام بالكثير من المهامّ المتكرّرة أثناء عمليّة التسجيل: مثل إرسال التّذكيرات والإشعارات.

فمع وجود رسالة نصيّة قصيرة، يمكنك أتمتة هذه المهامّ وتحرير موظّفيك للتّركيز على أشياء أكثر أهميّة، كما يمكنك إعداد تذكيرات تلقائيّة للمواعيد النّهائيّة للتّقديم، والأحداث الأخرى.

تساعد أتمتة المهامّ المتكرّرة على توفير الوقت والمال للشّركات، من خلال أتمتة المهامّ، يمكن للشّركات تحرير الموظّفين للتّركيز على المهامّ الأخرى الّتي تتطلّب مزيدا من الاهتمام.

يلغي الأتمتة أيضا الحاجة إلى إدخال البيانات يدويّا والّتي يمكن أن تكون مضيعة للوقت وعرضة للخطأ.

كما يمكنك استخدام نظام إدارة الطّلّاب لأتمتة توزيع حزم المعلومات والموادّ الأخرى، مع تولّي الرّسائل القصيرة مسؤوليّة المهامّ الوضيعة، يمكن لإدارة المدرسة التّركيز على المهامّ الأخرى الّتي تتطلّب تدخّلا بشريّا.

وكمثال: يمكنهم حجز اجتماعات مع أولياء الأمور المهتمّين أكثر بالتّعرّف على عمليّة التّدريس في المدرسة.

وأثناء قيامك بإدارة الجانب الإنسانيّ للأشياء، سترسل الرّسائل القصيرة تنبيها فوريّا إلى كلّ والد حول الموعد النّهائيّ للتسجيل وتلغي الحاجة إلى السّجلّات الورقيّة، بالإضافة إلى ذلك سيتذّكر الآباء والموظّفون بالتّواريخ المهمّة، كما يمكن لنظام إدارة المدرسة تقليل عبء العمل عن طريق أتمتة بعض المهامّ فهو يربط جميع الأطراف معا ممّا يتيح الوصول إلى أيّ معلومات بنقرة واحدة.

اقرأ المزيد: 3 طرق لتحسين أداء الطّلّاب

تشمل ميّزات نظام إدارة الطّلّاب الاتّصال السّريع والتّوثيق اللّاورقيّ وسهولة الوصول إلى المعلومات.

فمع وجود رسالة نصيّة قصيرة، يمكنك نقل عملية التسجيل في المدارس إلى المستوى التّالي بالإضافة إلى ذلك يمكنك استخدام النّظام لزيادة الشّفافية والكفاءة والإنتاجيّة، علاوة على ذلك يمكنك استخدام البيانات والتّقارير الّتي تمّ إنشاؤها بواسطة الرّسائل القصيرة لتحسين جهود التّوعية الخاصّة بك.

فمع ذلك لن تتمكّن من القيام بذلك من خلال رسائل SMS الأساسيّة الّتي تسمح لك فقط بإدارة العمليّات البسيطة، مثل: جدول الحافلات، أو ملفّات تعريف الطّلّاب بدلا من ذلك تحتاج إلى برنامج إدارة المدرسة الّذي يمكنه تلبية احتياجاتك المتقدّمة.

نظام شمس للرّسائل يحتوي رسائل نصيّة متكاملة فالكلّ يجتمع في واحد فيسمح لك بإدارة جميع الأنشطة المدرسيّة، من معالجة المعلومات إلى عملية التسجيل في المدارس، كلّ تلك المهامّ أصبحت في مكان واحد.

إنّه نظام إدارة التّعلّم بنظام معلومات الطّالب الّذي يوفّر مجموعة من الميّزات بما في ذلك الوصول إلى عمليّات تكامل الجهات الخارجيّة والنّسخ الاحتياطيّ للبيانات والتّخصيص السّهل والدّعم على مدار السّاعة طوال أيّام الأسبوع، احصل على عرض توضيحيّ اليوم لتعرف كيف يمكن لـنظام شمس أن يجعل وظائف الأفراد الّذين يتمّ قبولهم أسهل.